ODPOWIEDŹ GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Z 20 LIPCA 2012 R.

W SPRAWIE PRZETWARZANIA DANYCH ZLECENIOBIORCY PRACUJĄCEGO NA RZECZ SWOJEGO PRACODAWCY

Informuję, że kluczową kwestią w tej sprawie jest status osoby, która wykonuje umowę cywilną (zlecenie, o dzieło) na rzecz własnego pracodawcy, tzn., czy jest pracownikiem w rozumieniu przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jej art. 8 ust. 1 pkt 2a, za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Do takiego rozumienia przepisu przychyla się również orzecznictwo. Na potwierdzenie warto przytoczyć uzasadnienie uchwały Sądu Najwyższego, w którym czytamy, że „(…) w świetle art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której, zgodnie z kodeksem cywilnym, stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy”. Zdaniem Sądu Najwyższego, „przepis ten rozszerza pojęcie pracownika dla celów ubezpieczeń społecznych poza sferę stosunku pracy.” Sąd Najwyższy wskazał, że skoro „ (…) w stosunku do pracownika płatnikiem składek jest pracodawca (art. 4 pkt 2 lit. a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a art. 8 ust. 2a rozszerza pojęcie pracownika na jego dalszą aktywność w ramach umowy cywilnoprawnej, jeżeli w jej ramach świadczy on pracę na rzecz swojego pracodawcy, naturalne i zgodne z wykładnią literalną tego przepisu jest uznanie, że także w zakresie tej sfery aktywności należy go uznać na potrzeby ubezpieczeń społecznych za pracownika tego właśnie pracodawcy.”. Zdaniem Sądu Najwyższego, „takie rozwiązanie wydaje się również uzasadnione w sytuacji, gdy umowa cywilnoprawna została zawarta z innym podmiotem (osobą trzecią), lecz praca w jej ramach jest wykonywana na rzecz pracodawcy.

Skoro zatem osoba taka traktowana jest jak pracownik, to jej pracodawca jest płatnikiem składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe z tytułu tej umowy. Dlatego, celem odprowadzania odpowiedniej kwoty składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, musi posiadać informacje o wszystkich przychodach, osiągniętych przez pracownika (ubezpieczonego). W chwili bowiem osiągnięcia w danym roku kalendarzowym przez ubezpieczonego kwoty ograniczenia rocznej podstawy składek, płatnik składek powinien zaprzestać ich opłacania (§ 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek ma ubezpieczenie emerytalne i rentowe). W przeciwnym wypadku ZUS wzywa do dokonania korekty raportu wynikającego z nadpłaconych składek. Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30–krotności prognozowanego, przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy.

Należy zaznaczyć, że przekazywanie takich informacji pracodawcy, jako płatnikowi składek, leży w interesie samego pracownika, bowiem to on odpowiada za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenie. Zgodnie z § 10 ww. rozporządzenia, w przypadku, gdy ubezpieczony, składając oświadczenie, poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym, tak że powstanie zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, jest on zobowiązany do spłacenia całości tego zadłużenia.

Reasumując, żeby pracodawca mógł wywiązać się z obowiązków wynikających z powołanych wyżej przepisów, może pozyskać informacje o wynagrodzeniu, które uzyskał jego pracownik z tytułu wykonanej umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Takie działanie pracodawcy będzie można uznać za legalne, bowiem przetwarzanie danych pracownika (pozyskanie informacji o jego wynagrodzeniu od zleceniodawcy) jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych - pracodawcę (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych).